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秘書の仕事内容と必要なスキルとは？

秘書の仕事内容と必要なスキルとは？
目次

秘書の仕事内容とは？

秘書と言う仕事は会社の取締役や上司に付いてスケジュール管理や電話の応対、必要な書類などの作成や来客の接待など様々な業務を行ういわば補佐的な位置づけの仕事となります。基本的には上司などのスケジュールを細かく管理して仕事に支障がないように管理をすることがもっとも基本的な業務となりますが、それ以外の仕事も非常に多いので実にやりがいのある仕事と言えます。秘書の能力次第で上司や取締役の仕事がスムーズに行えるかどうかが決まってしまうと言っても過言ではなく、秘書になる人には優れた管理能力などが求められることになります。仕事の量は非常に膨大となりますし、様々な仕事を行うことが必要となるため体力があることも必要となってきます。大企業になればなるほど秘書の役割は大きくなり、秘書がいるからこそ仕事が円滑に回ると言えるでしょう。

個人秘書？グループ秘書？秘書にも種類がある

秘書と言えば社長などの横でスタンバイしているというイメージが強いですが、それ以外にも秘書室という場所で複数人で秘書業務を行うグループ秘書と言うものもあります。個人について回る秘書は個人秘書と呼ばれる秘書で、その場合は付いている上司など個人の仕事の管理を全て受け持つことになります。基本的に個人秘書の場合は常に付いている上司などと行動を共にしてスケジュール管理や電話応対と言った業務をこなすことになります。ただ管理するのは付いている一人だけの管理で済みますので、一人で複数人を管理すると言うことはありません。基本的には弁護士や大学教授といった個人で動く人に付くことが多いのが故人秘書となります。一方のグループ秘書の場合は大企業の取締役といった仕事の量が膨大で忙しい人を補佐するために存在しています。大企業などの場合、弁護士と言った個人で仕事をする人と比べ非常に膨大な仕事の管理が必要となります。そのため個人秘書では全ての業務を管理できない場合が多く、グループ秘書といった複数人でスケジュールや電話応対、メールなどの管理を行うスタイルが主流となっています。個人秘書の場合でもグループ秘書の場合でも受け持つ仕事の内容はさほど変わりませんが、グループ秘書の場合はグループを組んでいるメンバーとの意志疎通や情報の交換が非常に重要となりますので、秘書同士の横の繋がりも重要になってきます。

秘書に求められるものとは？

秘書と言う仕事に就く場合、求められるものは的確なスケジュール管理や来客に対する優れた接待能力、書類などを作成することが出来る能力や電話応対やメールの返信時に問題を起こさないためのビジネスマナーなども求められることになります。会議で使用する書類の作成なども受け持つことになりますので、基本的なパソコンスキルや、会社によっては事務能力も求められることになります。その為非常に高い様々なスキルが要求されることになりますし、来客などの相手をすることも多いので話術に長けていることや、相手に対して不快感を与えない身だしなみなどの気遣い、言葉の丁寧さや綺麗さといったものも求められるスキルとなります。スケジュールなどに遅れが出た場合に臨機応変に対処できる適応力なども必要ですので、そういったスキルが備わっている人が秘書に向いていると言えます。

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